Asiaa kirjanpidon ymmärtämisestä

Kirjanpito ja taloushallinto pienyrittäjälle – mitä jokaisen yrittäjän on hyvä tietää

Myös pienyrittäjän kirjanpito on pakollista, mutta sen ei tarvitse olla vaikeaa. Lue, miten valitset kirjanpitäjän, mitä tositteita säilytetään ja miten hoidat taloushallinnon tehokkaasti.

Pienyrittäjälle aika on rahaa. Arkea värittää usein myynti, asiakashankinta, tuotteiden tai palveluiden kehittäminen ja markkinointi, joten pitäisikö aikaa ja osaamista löytyä myös taloushallinnolle.

Kirjanpito on tärkeä ja pakollinen osa yritystoimintaa. Se on jokaisen yrityksen selkäranka. Sen avulla seurataan yrityksen taloudellista tilaa, tehdään päätöksiä ja täytetään lakisääteiset velvoitteet. Kaikkea ei kuitenkaan pidä, eikä kannata tehdä itse. Siksi pienyrittäjä hyötyy kirjanpitäjän palkkaamisesta. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä varmistaa, että yrityksen luvut ovat kunnossa sekä ennakoi tulevia kustannuksia.

Jokaisen pienyrittäjän on kuitenkin hyvä ymmärtää kirjanpidon perusteita. Mitä esimerkiksi tarkoittavat tuloslaskelma, tase, ja miten kassavirtaa seurataan? Kun perusasiat ovat hallussa, yrittäjä pysyy kartalla oman yrityksensä taloudesta.

Hyvä uutinen on, että myös kirjanpito onnistuu etänä. Sähköinen kirjanpito ja etäkonsultointi mahdollistavat yhteistyön kirjanpitäjän kanssa riippumatta siitä, missä päin Suomea yritys toimii.

Mitä kirjanpito on ja miksi se on tärkeää pienyrittäjälle?

Pienyrittäjäksi lasketaan esimerkiksi toiminimellä toimiva ammatin- tai liikkeenharjoittaja sekä maatalousyrittäjä. Osakeyhtiöissä on usein suurempi liikevaihto, joten osakeyhtiöitä ei lasketa pienyrittäjiksi, vaikka pienen osakeyhtiön yrittäjä saattaisikin mieltää itsensä pienyrittäjäksi.

Uusille yrittäjille tyypillisin kysymys onkin, perustanko toiminimen vai osakeyhtiön. Usein yritystoiminta aloitetaan toiminimellä, ja kun liikevaihto kasvaa, vaihdetaan yritysmuoto osakeyhtiöksi. Nykyisin osakeyhtiön perustaminen saattaa tosin olla yhä suositumpi vaihtoehto myös pieniä yrityksiä perustettaessa.

Toiminimen perustava henkilö on myös henkilökohtaisesti vastuussa yrityksen mahdollisista veloista, toisin kuin osakeyhtiön. Tämä voi tehdä osakeyhtiön perustamisesta houkuttelevamman vaihtoehdon. Yritysmuodon valintaan ei ole yhtä oikeaa vastausta. Yksi keino on pohtia, kumpi yritysmuoto voisi herättää enemmän luottamusta asiakkaissa.

Kirjanpito on tärkeä osa yrityksen talouden hallintaa ja sitä säätelee kirjanpitolaki . Yritysmuodosta riippumatta jokaisen yrittäjän on siis huolehdittava kirjanpidosta. Yrityksen kirjanpito ei ole vapaaehtoista tai suositeltavaa, vaan laissa määrätty velvollisuus.

Kirjanpito tarkoittaa yksinkertaisimmillaan yrityksen taloudellisten tapahtumien, kuten myyntien, ostojen, maksujen ja velkojen, järjestelmällistä kirjaamista ja raportointia. Kirjanpito on kuitenkin paljon muutakin kuin kuittien säilyttämistä ja veroilmoituksia. Kirjanpito antaa yrittäjälle realistisen kuvan yrityksen talouden tilasta.

Kirjanpidon avulla laaditaan budjetteja, seurataan kassavirtaa ja lasketaan esimerkiksi asiakaskohtaisia kannattavuuksia. Kirjanpito kertoo ulkoisille sidosryhmille yrityksen taloudesta. Jos pienyrittäjä haluaa hakea yritykselleen rahoitusta eli useimmiten lainaa, rahoittajat tai pankit haluavat nähdä mm. kassavirtalaskelmat, budjetit ja kannattavuuslaskelmat ennen lainapäätöksen antamista.

Yrittäjällä pitää myös olla ajantasainen tieto siitä, onko hankintoihin varaa. Esimerkiksi näiden syiden takia kirjanpito on yksi tärkeimmistä työkaluista liiketoiminnan ohjaamiseen ja kehittämiseen.

Kannattaako pienyrittäjän tehdä kirjanpitoa itse vai ulkoistaa se ammattilaiselle?

Pienistä puroista kasvaa suuri virta. Siksi pienyrittäjää kiinnostaa varmasti kaikki keinot, joilla säästää yritystoiminnan kuluissa. Kannattaisiko kirjanpito hoitaa itse vai ulkoistaa se ammattilaiselle?

Kirjanpidon tekeminen itse voi olla houkutteleva vaihtoehto kustannusten säästämiseksi, etenkin yritystoiminnan alkuvaiheessa. Omatoiminen kirjanpito edellyttää kuitenkin vahvaa perehtymistä kirjanpitolakiin, verotukseen ja taloushallinnon perusteisiin. Pienikin virhe voi johtaa ikäviin seurauksiin, kuten virheellisiin veroilmoituksiin, sakkoihin tai puutteelliseen talouden seurantaan.

Kuten edellisessä kappaleessa kerrottiin, lainaa hakiessa tarvitset mm. erilaisia laskelmia, jotka pitäisi osata tehdä itse, jos et palkkaa kirjanpitäjää. Suosittelen pienyrittäjää panostamaan kirjanpitoon ja pihistämään muissa asioissa. Kirjanpitolaki velvoittaa pitämään kirjanpidon ajantasaisena ja oikeellisena. Jos teet kirjanpidon itse, olet myös vastuussa, että kirjanpito on varmasti oikein tehty.

Kirjanpidon ulkoistaminen on stressitön vaihtoehto, joka tuo turvaa ja vapauttaa aikaa muihin yrityksen tehtäviin. Kirjanpitäjän palkkaamisen kustannukset voivat maksaa itsensä takaisin, kun voit keskittää voimasi yrityksesi ydintoimintaan. Kun keskityt yrityksesi pyörittämiseen, kirjanpitäjä tai tilitoimisto huolehtii lakisääteisistä velvoitteista. Voit myös saada kallisarvoista neuvontaa. Jos teet kirjanpitoa itse, joudut myös etsimään kaikki tiedot itse etkä välttämättä saa vastauksia kaikkiin kysymyksiisi.

Etäkonsultti vai perinteinen tilitoimisto – ota nämä asiat huomioon, kun valitset kirjanpitäjää

Entä kumman puoleen kääntyä, tilitoimiston vai kirjanpitäjän? Ero tilitoimiston ja yksittäisen kirjanpitäjän välillä on usein palvelun joustavuudessa ja hinnoittelussa.

Tilitoimistot ovat usein suurempia yrityksiä, joissa saman katon alla työskentelee monta kirjanpitäjää. Ne voivat tarjota kattavia palvelupaketteja, kun taas yksittäinen kirjanpitäjä tai etäkonsultti ammatinharjoittajana pystyy tarjoamaan joustavampaa palvelua ketterällä ja kustannustehokkaalla tavalla.

Isommat tilitoimistot saattavat tarjota mahdollisuuden asioida henkilökohtaisesti liiketilassaan. Muista kuitenkin, että suuremmat kulut, kuten liiketilan vuokra, näkyvät myös palveluiden hinnoissa.

Etäkonsultin käyttäminen on nykyaikainen ja sujuva tapa hoitaa pienyrityksen kirjanpito. Yhteistyö onnistuu mistä päin Suomea tahansa sähköisten työkalujen avulla. Tämä mahdollistaa henkilökohtaisen palvelun ja selkeät kustannukset ilman ylimääräistä ja kankeaa byrokratiaa. Jos vain mahdollista, etäkonsultti myös vierailee mielellään asiakkaansa yrityksessä ja tutustuu sen toimintaan.

Ennen kuin allekirjoitat sopimuksen, on tärkeää selvittää, mitä palvelut todella sisältävät. Mikä sisältyy kuukausihintaan, ja mitkä asiat laskutetaan erikseen? Esimerkiksi yrityksen laskutus, palkkalaskelmat tai neuvontapalvelut voivat olla lisämaksullisia, ellei toisin sovita. Lue sopimus huolella läpi ja katso tarkasti, mitä sopimukseen kuuluu, ja mistä pitää maksaa erikseen. Tee sopimus myös aina kirjallisena.

Muista myös kysyä käytettävästä kirjanpito-ohjelmasta, raportoinnin aikatauluista ja siitä, miten aineistot toimitetaan. Kirjanpito-ohjelmien hinnoissa on hajontaa. Jos kirjanpitäjä käyttää kallista kirjanpito-ohjelmaa, tämä näkyy myös kokonaiskustannuksissa.

Usein aineistot voi toimittaa kirjanpitäjälle erilliseen sähköiseen kansioon tai esimerkiksi suoraan kirjanpito-ohjelman mobiiliversiolla. Varmista silti, pitääkö jotain kuitenkin toimittaa fyysisesti, vai onnistuuko kaikkien tositteiden toimittaminen sähköisesti.

Ota myös huomioon kirjanpitäjän mahdollinen toimialatuntemus. Esimerkiksi maatalouden kirjanpidossa on pakko tuntea maataloutta ja EU-säädöksiä, jotta kirjanpitäjä tietää mm., mitä saa vähentää verotuksessa ja mitä ei saa. Tavallinen kirjanpito-ohjelma ei välttämättä taivu maatalouden toimintaan, joten etenkin maatalouden kirjanpitäjää etsiessä kannattaa ottaa selvää kirjanpitäjän toimialatuntemuksesta.

Hintoja ja palveluita voi vertailla pyytämällä tarjouksia useilta palveluntarjoajilta. Älä kuitenkaan takerru pelkkään hintaan, vaan kiinnitä huomiota myös siihen, kuinka helposti saat yhteyden kirjanpitäjään, ja miten hyvin palvelu vastaa juuri sinun yrityksesi tarpeita.

Hyvä kirjanpitäjä on yhteistyökumppani, joka auttaa ymmärtämään yrityksen taloutta kokonaisvaltaisesti, ei pelkkä kuittien käsittelijä.

Mitä asiakirjoja pienyrittäjän kannattaa säilyttää kirjanpitoa varten

Vaikka kirjanpidon ulkoistaa, pienyrittäjän täytyy silti kantaa kortensa kekoon toimittamalla kirjanpitäjälle eväät kirjanpidon tekemiseen. Muista siis säilyttää kaikki kirjanpidon kannalta oleelliset asiakirjat eli tositteet. Näihin kuuluvat muun muassa myyntilaskut, ostolaskut, kuitit, tiliotteet sekä mahdolliset käteismaksuihin tai kulukorvauksiin liittyvät dokumentit. Jokaisesta liiketapahtumasta on oltava tosite, ilman sitä tapahtumaa ei voi kirjata kirjanpitoon.

Nykyään suurin osa tositteista voidaan käsitellä sähköisesti. Monilla kirjanpito-ohjelmilla on mobiilisovellus, jonka avulla kuitit voi kuvata ja tallentaa kätevästi ja nopeasti suoraan järjestelmään. Tämä nopeuttaa ja helpottaa kirjanpitäjän työtä sekä vähentää riskiä siitä, että tositteita häviää.

Pienyrittäjän kannattaa toimittaa tositteet kirjanpitäjälle säännöllisesti, yleensä kuukausittain. Usein tiliotteet saadaan siirtymään automaattisesti suoraan kirjanpito-ohjelmaan, mikä helpottaa pienyrittäjän sekä kirjanpitäjän työtä.

Toisin kuin osakeyhtiöllä, tilinpäätösvelvollisuus koskee yksityisiä elinkeinonharjoittajia lain mukaan vain tietyissä tilanteissa. Muuten se ei ole pakollista.

Toiminimi on velvollinen laatimaan tilinpäätöksen, mikäli tilikausi on muu kuin kalenterivuosi (12 kk), tai jos kaksi alla mainituista ehdoista täyttyy päättyneellä tai sitä edeltävällä tilikaudella:

• taseen loppusumma 350 000 euroa

• liikevaihto 700 000 euroa

• palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä.

Tilinpäätös tulee laatia neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätös koostuu tuloslaskelmasta, taseesta ja liitetiedoista.

Valtaosalla toiminimiä tilikauden riittää päättämään veroilmoitus, josta käyvät ilmi tiedot yrityksen tuloksesta ja varallisuudesta. Mutta vaikka velvollisuutta tilinpäätöksen laatimiseen ei olisikaan, voi sen kuitenkin aina laatia vapaaehtoisesti.

Tilinpäätöstä varten on hyvä kerätä kaikki vuoden aikana kertyneet kuitit ja laskut ajoissa sovittuun määräpäivään mennessä. Tilinpäätös tehdään pääsääntöisesti kerran vuodessa ja siihen valmistautuminen sujuu helposti, kun aineisto on jo valmiiksi hyvässä järjestyksessä.

Pienyrittäjän kirjanpito käytännössä – konkreettisia vinkkejä arkeen

Ota kalenteri käyttöön ja kirjaa sinne kaikki tärkeät päivämäärät, milloin pitää esimerkiksi lähettää kirjanpitäjälle tositteita, tai muistaa muita tärkeitä päivämääriä.

Älä poista vanhoja sähköposteja. Kun asioita on käyty läpi sähköpostilla, niihin voi palata esimerkiksi tilinpäätöksen koittaessa ja katsoa, jos jotain asiaa on korjattu, ja miksi se on tehty. Työtä helpottaa, kun tärkeät asiat ovat muistissa sellaisessa paikassa, johon voi myöhemmin palata.

Uudet tapahtumat, kuten ostolaskut, kannattaa kuvata ja tallentaa heti kirjanpitosovellukseen, kun osto on tehty. Näin ne eivät varmasti unohdu, ja pääset pienemmällä vaivalla, kuin teet kirjauksia pikkuhiljaa.

Muista, että kirjanpito ei ole pelkkä pakollinen paha, vaan se on avain kannattavampaan liiketoimintaan.

Tarvitsetko joustavan ja kustannustehokkaan kirjanpitäjän, joka on pienyrittäjän puolella? Ota yhteyttä ja jutellaan lisää!